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Tag der offenen Tür planen: So wird er zum erfolgreichen Event

Eine geeignete Möglichkeit, um Bestandskunden zu informieren und zu beraten sowie Neukunden zu akquirieren, ist die Veranstaltung eines Tags der offenen Tür. Denn im Rahmen eines solchen Events lassen sich Geschäftsbeziehungen aufbauen und optimieren. Zudem bietet er Ihnen die Option, die Vorzüge Ihrer Produkte bzw. Leistungen zu präsentieren. Damit der Tag der offenen Tür auch wirklich den Erfolg mit sich bringt, den Sie sich von ihm versprechen, sollten Sie ihn gründlich planen. Denn mit der Organisation steht und fällt das Erfolgserlebnis. Überlassen Sie nichts dem Zufall und organisieren Sie Ihren Tag der offenen Tür präzise. Wie Ihnen das gelingt, das können Sie hier nachlesen:

Termin für die Veranstaltung festlegen

Zunächst gilt es, einen passenden Termin für den Tag der offenen Tür zu finden, um diesen optimal planen zu können. Neben einem Datum müssen auch Beginn und Ende des Events festgelegt werden. Was jetzt banal klingt, ist in der Praxis oftmals mit einigen Schwierigkeiten verbunden. Denn wichtig ist, dass sowohl die unmittelbare Planungszeit davor als auch der Termin selbst nicht mir der Urlaubszeit verantwortlicher Mitarbeiter kollidiert. Zudem sollten Sie darauf achten, den Tag der offenen Tür so zu organisieren, dass bestenfalls nicht in die Schulferien fällt. Denn das könnte zur Folge haben, dass Ihnen eine wichtige Zielgruppe wegfällt. Checken Sie deshalb Ihren Termin gründlich und prüfen Sie, ob dieser eventuell mit anderen großen Events kollidiert. Denn dies könnte ebenfalls die Zahl und Zusammensetzung Ihrer Besucher beeinträchtigen.

Die passenden Räumlichkeiten finden

Im Idealfall veranstalten Sie den Tag der offenen Tür in Ihrem Unternehmen. Wichtig ist es jedoch, bereits bei den Vorbereitungen festzulegen, ob dieser im Freien oder drinnen stattfinden soll. Steht Ihnen auf Ihrem Gelände eine große Freifläche zur Verfügung, auf der Sie das Programm zur Unterhaltung der Besucher an Ihrem Tag der offenen Tür ausführen können? Haben Sie die Möglichkeit, Ihren Gästen auch bei schlechtem Wetter eine passende Alternative zu bieten? Wenn Sie den Tag der offenen Tür planen, sollten Sie sich zudem Gedanken über die Parkmöglichkeiten und Toiletten machen. Wie viele Besucher erwarten Sie? Reichen für diese die Ihnen zur Verfügung stehenden Mittel aus? Oder müssen weitere organisieren?

Programm des Events planen

Bei der Planung des Programms für den Tag der offenen Tür sollten Sie immer dessen Zweck im Mittelpunkt stehen: die Präsentation Ihres Unternehmens, Ihrer Ziele, Produkte und Leistungen. Klären Sie zur Festlegung Ihrer Programmpunkte, welche Ihrer Dienstleistungen bzw. Produkte im Vordergrund stehen sollten. Selbstverständlich sollten Sie ebenfalls für Attraktionen sorgen, wenn Sie Ihren Tag der offenen Tür planen. Denn diese dienen als Publikumsmagnet. Berücksichtigen Sie auch Kinder bei der Organisation Ihres Events und schaffen Sie ein spezielles Angebot für die Kleinen. Denn langweilen sie sich, so hat das zur Folge, dass auch die Eltern nicht lange bei Ihrem Event bleiben.

Genehmigungen einholen und Fluchtwege planen

Diesen Part sollten Sie bei der Planung Ihres Tages der offenen Tür auf keinen Fall vernachlässigen: die Einholung von Genehmigungen. Diese sind immer dann nötig, wenn Ihre Veranstaltung auch den öffentlichen Bereich betreffen. Möchten Sie zum Beispiel im Vorfeld Flyer verteilen oder Passanten während des Events auf der Straße ansprechen, so ist das genehmigungspflichtig. Zudem sollten Sie sich über die Sicherheitsvorkehrungen bei Ihrem Tag der offenen Tür Gedanken machen. Wie weisen Sie Fluchtwege aus und wie sollen diese verlaufen? Ziehen Sie hierfür am besten Experten zurate, die Ihnen bei der Planung und Organisation dieser wichtigen Aspekte helfen.

Für das leibliche Wohl sorgen

Damit sich Ihre Gäste rundum wohlfühlen und ihre Zeit gerne bei Ihnen verbringen, sollten Sie diese nicht nur mit einem ansprechenden Rahmenprogramm unterhalten, sondern ebenfalls für deren leibliches Wohl sorgen. Deshalb sollten Sie Ihren Besuchern leckere Snacks und Getränke anbieten.

Die Werbetrommel rühren

Wenn Sie Ihren Tag der offenen Tür planen, sollten Sie auf keinen Fall vergessen, Werbung für Ihr Event zu machen. Denn nur so können Sie potentielle Interessenten auf sich und Ihre Veranstaltung aufmerksam machen. Deshalb sollten Sie im Vorfeld die Werbetrommel ordentlich rühren, indem Sie zum Beispiel Flyer verteilen, Geschäftspartnern und Kunden Einladungen schicken oder mit Plakaten auf Ihr Event aufmerksam machen. Zudem lohnt es sich, auch am Tag der offenen Tür selbst Werbung zu machen und Werbeartikel zu verteilen. Denn so bleibt den Beschenkten Ihr Event in positiver Erinnerung. Damit Sie mit den Werbegeschenken an Ihrem Tag der offenen Tür jedoch wirklich die Wirkung erzielen, die Sie sich wünschen, sollten diese folgende Kriterien erfüllen:

  • Mehrwert: Das A und O ist, dass die Werbeartikel den Beschenkten einen echten Mehrwert bieten. Denn nur wenn diese die Präsente nutzen, kommt Ihre Botschaft wirklich an. Erfüllen Sie diesen Zweck nicht, so landen sie im Müll. Und das kommt garantiert nicht gut an.
  • Qualität: Wichtig ist zudem, dass die Werbeartikel, die Sie an Ihrem Tag der offenen Tür verteilen möchten, hochwertig sind. Denn von diesen schließen die Beschenkten auf die Qualität Ihres Unternehmens.
  • Werbebotschaft: Damit die Werbegeschenke Ihren Zweck auch wirklich erfüllen, sollten Sie diese mit Ihrem Logo und Ihrer Werbebotschaft versehen lassen. Denn nur so bewirken Sie, dass Ihr Unternehmen den Kunden und Geschäftspartnern immer wieder in Erinnerung kommt, wenn diese Ihre Präsente verwenden.

Wenn Sie den Tag der offenen Tür für Ihr Unternehmen planen, sollten Sie unbedingt darauf achten, dass Ihre ausgewählten Werbeartikel diese Kriterien erfüllen. Geeignet sind zum Beispiel Werbekugelschreiber, mit Ihrem Logo bedruckte Notizblöcke oder Schlüsselanhänger. Denn diese bieten den Beschenkten einen echten Mehrwert. Außerdem ist es sinnvoll, USB-Sticks bedrucken zu lassen. Diese Werbeartikel bieten Ihnen die Möglichkeit, wichtige Informationen, Präsentationen und Co. zu hinterlegen. So können die Beschenkten diese zu Hause nachlesen. Zudem können Ihre Kunden und Geschäftspartner auch selbst Daten auf diesen hinterlegen.

Fazit:

Damit Ihr Tag der offenen Tür erfolgreich wird, sollten Sie ihn im Vorfeld gründlich planen und alles Nötige organisieren. Dabei sollten Sie nichts dem Zufall überlassen. Präsentieren Sie sich von Ihrer besten Seite und rühren Sie ordentlich die Werbetrommel. Denn nur so können Sie bei Kunden, Geschäftspartnern sowie Interessenten punkten und diese von Ihrem Unternehmen überzeugen.